Jak zorganizować sobie kalendarz każdego dnia?
Powszechne jest używanie planera w szkole i w pracy. Wiedza o tym, jak się zorganizować, zwłaszcza w pracy, jest bardzo ważna, aby prawidłowo rozdzielać zadania. Ale jeśli nie wiesz, jak dobrze go używać, nie będziecie potrafili wykorzystać wszystkich jego możliwości. Oto kilka wskazówek i pomysłów na to, jak skutecznie i kreatywnie zorganizować swój terminarz.
Poświęć mu chwilę każdego dnia
Na co dzień sprawdzasz skrzynkę mailową lub powiadomienia z komunikatorów w telefonie komórkowym. Dziennik funkcjonuje jako kolejny, choć bardziej konwencjonalny, element komunikacji. Wymaga również, abyś poświęcił na to kilka minut swojego czasu każdego dnia; tylko w ten sposób może okazać się praktyczny. Jeśli nie wyrobisz sobie nawyku sprawdzenia go na co dzień, to wyląduje w szufladzie i zostanie zapomniany. Wyznacz sobie codziennie jedną godzinę na przejrzenie go, aby wyrobić w sobie ten nawyk. Możesz też wybrać planer i nosić go zawsze przy sobie. Dzięki temu masz pewność, że będziesz mógł do niego zajrzeć w każdej chwili.
Kiedy wyznaczasz poszczególne zadania, ważne jest, aby robić to w formie listy i w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego. Jeśli niektóre z wypisanych przez Ciebie zadań mają określony harmonogram, koniecznie zaznacz to również, a w razie potrzeby podkreśl. Aby zorganizować się skuteczniej, zapisz czas, jaki zajęło Ci wykonanie danej czynności. W ten sposób można poprawić swoją produktywność dzień po dniu. Niektórzy ludzie decydują się na posiadanie dwóch terminarzy: jednego do pracy i drugiego, bardziej osobistego. Jest to kolejny sposób zarządzania zadaniami, ale prowadzenie dwóch w tym samym czasie może być bardziej czasochłonne. Polecamy zdecydować się na taki, w którym będziesz mógł zapisywać wszystkie swoje czynności i zadania. Najlepsze są poręczne terminarze, czyli kalendarze książkowe, bo każdy dzień ma swoją stronę i masz dużo miejsca na notatki.
Używaj kolorów
Twój terminarz potrzebuje koloru, potrzebuje życia. Uatrakcyjnij go poprzez włączenie kolorów, naklejek lub notatek. Ustal dla każdego zadania inny kolor lub dodaj symbol obok każdego z nich. Ten drugi jest znacznie bardziej wizualny i już na pierwszy rzut oka widać, jakie są dzisiejsze zadania: prace domowe, ważne spotkanie, wyjście na zakupy, sport… Jest to bardzo praktyczny sposób na zorganizowanie każdej aktywności. Tak jak wspomnieliśmy o potrzebie notowania czasu, tak w przypadku zadań zarówno sportowych, jak i konsumenckich można notować spalone kilometry i kalorie lub ile wydaliśmy pieniędzy.
Wszystkie kolory, których używasz muszą mieć znaczenie, tak abyś był w stanie odnieść kolor do rodzaju zadania. Stosowanie karteczek samoprzylepnych jest bardzo ważne, gdy chcemy wyróżnić jakieś zadanie od reszty, zwłaszcza gdy są to ważne rozmowy telefoniczne lub spotkania. Użyj naklejek strzałek, aby podkreślić daty lub wskazać numer strony na marginesie dziennika, a także naklejek, aby ułatwić organizację. Możesz również stworzyć gumowy stempel aby zaznaczyć wykonanie wszystkich zadań. Na pierwszy rzut oka będziesz mógł sprawdzić, czy wykonałeś wszystkie zadania. W każdym dniu zachowaj niewielki margines na nieprzewidziane zdarzenia lub zadania na ostatnią chwilę, o których nie możesz zapomnieć. W ten sposób masz gwarancję, że zawsze będziesz miał miejsce na notatki, a jeśli nie, to zawsze możesz w ostateczności użyć karteczek samoprzylepnych.
Pomóż sobie technologią
Korzystanie z kalendarza nie jest sprzeczne z używaniem elementów cyfrowych. Co więcej, może jeszcze bardziej poprawić Twoją organizację i sprawić, że Twój planer będzie znacznie bardziej kompletny. Istnieją różne aplikacje, z których można korzystać w telefonie komórkowym. Na początku może być trudno połączyć te dwie rzeczy, ale na dłuższą metę jest to wygodniejsze. Jeśli nie chcesz dublować treści w obu terminarzach, możesz wykorzystać ten na komórce jako zapasowy, czyli do konkretnych zadań: spotkań, telefonów czy ważnych terminów. Ustaw alarmy w momentach, w których musisz pamiętać o tych zadaniach. Jeśli nie lubisz korzystać ze smartfona i wolisz pracę na komputerze, to i tam znajdziesz alternatywę. Istnieją inne narzędzia do robienia notatek i ustawiania alertów lub powiadomień, które codziennie docierają na Twojego maila. Aby być bardziej produktywnym, możesz umówić się na niektóre spotkania lub terminy online, przez Skype'a, i w ten sposób lepiej zagospodarować swój czas.
Bullet journal, czyli kolejna alternatywa
Bullet journal to system, który pozwala zorganizować wszystkie zadania w formacie listy, ale, zamiast używać kalendarza, potrzebujesz zwykły notatnik. Ten system został stworzony przez Rydera Carrolla i jest idealnym formatem dla osób, które nie lubią prowadzić terminarzy. Nie tylko możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia, ale także listy rzeczy do zrobienia dla wszystkiego, co możesz sobie wyobrazić: seriali, zadań bez daty, podróży, które chcesz zrobić… Jedną z kluczowych cech tego systemu jest również zastosowanie symboli obok każdego zadania. Każdy symbol ma swoje znaczenie i aby był skuteczny, trzeba go zapamiętać właśnie poprzez patrzenie na niego. Ważne jest, aby przy zapisywaniu zadań być konkretnym i zachować porządek, zaznaczając na dole strony numer zadania. Ważne jest również zrobienie spisu treści, aby w miarę postępów w czasie można było to tam zanotować i o wiele szybciej będzie można to znaleźć.
Jeśli wolisz korzystać z planerów, polecamy Ci naszą stronę, na której znajdziesz trzy różne modele, które możesz mieć zawsze przy sobie: